Virtual Office atau Kantor Virtual

Apa Definisi dari Kantor Virtual itu ?

Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah "ruang kerja" yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki "fisik" lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.

image : kaskus.co.id

Tujuan dari adanya kantor Virtual adalah sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepatyang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.

Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:

1. Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide presentasi. 
2. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax, address book, dll. 
3. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.

Apa saja layanan yang diberikan oleh penyedia Kantor Virtual ?

Apabila anda memutuskan untuk memiliki kantro virtual, makan anda akan mendapatkan layanan berupa layanan komunikasi dan layanan ruang kantor. 

• Layanan Komunikasi Kantor Virtual, meliputi Resepsionis Jarak Jauh , Asisten Virtual , Layanan Jawab / call center , Kotak suara dan Gedung Kantor Virtual 
• Sedang untuk Layanan Ruang Kantor Virtual, berupa :  Alamat Profesional , Alamat surat, Resepsionis, Bisnis Meeting Space, dan layanan lainnya seperti internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.

Siapa saja biasanya yang menggunakan Kantor Virtual  ?

Saat ini perusahaan atau instansi yang menjadi pengguna umum Virtual Office adalah Home Industri barang/jasa, Akuntan, Pengacara, Hukum Perusahaan, Toko online, Dokter / Terapis, Bisnis konsultan, Mediator / resolusi konflik, Kamar Dagang, Senior manajemen, Real estat, Perusahaan hipotek, Broker Saham / perencana keuangan, Koleksi lembaga, Jaringan kelompok, Pelatih / instruktur, Inkubator

Apa kelebihan dan Kekurangan dari Kantor Virtual ini  ? 

• Kelebihan, selain menekan biaya, kantor virtual juga mempunyai nilai tambah dimana alamat kantor yang dilokasi yang strategis sehingga mudah ditemukan klien Anda beserta fasilitas kantor yang lengkap jika suatu hari diperlukan (misalnya ruang rapat). 
• Kekurangan, tidak terjali team work yang kuat antar pekerja di kantor virtual dikarenakan rendahnya frekuensi bertatap muka dan berkomunikasi sesama pegawai.

sumber :

http://id.wikipedia.org